Despertando a los Negocios

Cómo los equipos de finanzas pueden liberar tiempo para los altos

factura electronicaLos equipos financieros de todo el mundo dedican apenas el 17% de su tiempo al trabajo estratégico. Eso está de acuerdo con un reciente Informe de indicadores del Oficial Principal de Finanzas por Adaptive Insights. Y no debería sorprender a nadie que trabaje para o con grupos financieros, que repetidamente escuche al personal decir que me han criticado, ¡estamos cerrando! ”.

Los equipos de contabilidad están permanentemente atrapados en ese bucle de cierre. Cada mes, trimestre y año, la fecha límite se cierne para cerrar los libros. Y si algo sale mal, les espera un gran ejercicio manual, como intentar averiguar por qué el saldo de efectivo del sistema contable no coincide con su saldo de efectivo real. Cuando tienes que cobrar 10,000 facturas por mes, es mucho buscar en las transacciones.

Y tienen otras responsabilidades además de cerrar los libros, como presupuestos, previsiones, informes de impuestos e informes de nivel ejecutivo. Todas estas actividades deben ser realizadas. A veces, el trabajo requiere exportar datos de múltiples sistemas para obtener exactamente lo que necesitan. Así que es una pérdida de tiempo y no genera ingresos para el negocio. Todos estos factores convierten al departamento de finanzas en un centro de costos.

Entonces, ¿cómo pueden los grupos financieros cambiar las tablas y agregar valor? Aquí están nuestras recomendaciones:

Busque formas de automatizar tareas manuales.

Muchas empresas comienzan con una serie de procesos manuales. Cuando el negocio es pequeño y los fondos son ajustados, tiene sentido, por un momento, al menos. Pero a medida que la empresa crece, los beneficios de cambiar a la automatización ganan.

Consideremos el caso de Amazon. Sí, incluso el gigante de Amazon estaba usando la entrada manual en las hojas de cálculo para la reconciliación. ¿Puedes adivinar cuánto tiempo les tomó cada vez? 15-20 días – sólo para conciliaciones.

Amazon comenzó el cambio a la automatización con un lote de 16,000 reconciliaciones, y luego se expandió para completar el 80 por ciento de las reconciliaciones a través de la automatización. Con las funciones de automatización recién adoptadas, les lleva solo UNA HORA para realizar las reconciliaciones.

Si Amazon puede automatizar las tareas manuales para reducir su carga de trabajo de 15 a 20 días a una hora, imagine cuánto tiempo podría ahorrar su empresa.

Integrar sistemas críticos para conectar fuentes de datos.

Para cumplir con sus deberes, el personal de finanzas a menudo requiere datos de sistemas dispares. Cuando estas fuentes no están conectadas, es un problema real. El informe Adaptive Insights concluye que el 60 por ciento de los CFOs apuntan a la falta de integración de datos como su mayor obstáculo.

Digamos que necesita presentar un informe financiero a los miembros de la junta. Los datos para este informe se encuentran en varios lugares, como un ERP, un sistema de contabilidad y una hoja de cálculo. Para juntarlo todo, alguien debe exportar datos de los dos sistemas y hacer coincidir tres fuentes de datos: un proceso propenso a errores y que lleva mucho tiempo.

Al evaluar las plataformas de software, los líderes financieros deben considerar la capacidad de cada sistema para conectarse con otros sistemas críticos. ¿Hay integraciones pre-construidas que les permitan hacer conexiones directas? Si no, ¿hay recursos de desarrollo internos que puedan crear conexiones personalizadas? Establecer las bases para una plataforma conectada con todas las fuentes de datos puede reducir incontables horas de trabajo manual.

Utilice la visibilidad de los datos para respaldar la salud financiera de la empresa.

A medida que explora oportunidades para mover su inversión de tiempo de trabajo de bajo valor a trabajo de alto valor, piense en las palancas que tiene para ayudar al crecimiento del negocio. Gran parte del apoyo que puede proporcionar será para señalar dónde está luchando el negocio.

En su visión financiera de los datos, puede detectar problemas que otros grupos simplemente no tienen tiempo de investigar. Tal vez su empresa tenga condiciones de pago específicas que los clientes no cumplan. Digamos que los términos son NET 30, y el promedio es más cercano a NET 90.

En lugar de simplemente sentarse sobre esta información, reúnase con los líderes de ventas para compartir los datos y ofrecer ayuda. ¿Acaso el cambio a la facturación trimestral en lugar de la mensual aceleraría el tiempo de pago? ¿Sus métodos de pago están demasiado desactualizados? ¿Qué soporte podría ofrecer para acelerar los pagos e impactar positivamente el flujo de efectivo?

Estos tipos de interacciones tendrán un gran impacto en toda la empresa y mostrarán al equipo de finanzas como el socio proactivo y estratégico que debería ser.

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