Despertando a los Negocios

Cómo la facturación consolidada hace su vida más fácil

factura electronica¿Está enviando a sus clientes un número innecesario de facturas? Si no está aprovechando la facturación consolidada, podría estarlo.

Piense en cómo los clientes compran sus productos y / o servicios hoy. ¿Están haciendo compras infrecuentes, donde una factura por transacción es apropiada? O, ¿hacen compras múltiples por día, semana o mes y obtienen una factura cada vez que inician una transacción?

Si respondió sí a la segunda pregunta, usted y sus clientes podrían beneficiarse de una estrategia de facturación consolidada. Eso significa crear un proceso en el que especifique un período de tiempo (o ciclo de facturación) y unir todas las transacciones de ese período de tiempo en una sola factura. Es más fácil para ambas partes: menos facturas para que su negocio genere, y menos facturas para que los clientes rastreen.

Probablemente haya visto este concepto en varios escenarios de facturación, como:

La compañía de su tarjeta de crédito incluye todos los cargos en un estado de cuenta mensual

Facturas celulares que incluyen una tarifa mensual fija y cargos únicos por el exceso de datos

El servicio público de agua o electricidad que agrupa todos sus usos en una sola factura.

Sin embargo, las grandes entidades como las compañías de tarjetas de crédito, los operadores de telefonía celular y los proveedores de servicios públicos con frecuencia tienen los recursos para construir su propio sistema para la lógica de facturación consolidada, o pagar por un sistema externo costoso. ¿Qué pasa con las empresas sin ese tipo de recursos?

En muchos casos, las plataformas de facturación estándar generarán una factura por pedido, lo que hará que las empresas no puedan hacer nada en términos de consolidación de la factura. Tal vez una firma de abogados quiera enviar una factura semanal por las horas consumidas, o una compañía de registros médicos quisiera enviar una factura que combine todos los cargos de registros médicos en un resumen mensual.

Sin una función de facturación consolidada, las empresas se ven obligadas a ingresar manualmente cada transacción o artículo facturable en una factura consolidada, o enviar una gran cantidad de facturas a cada cliente. O el negocio tiene pérdidas de tiempo masivas debido al trabajo manual, o se arriesgan a la demora (o pérdida total) de los pagos debido a la confusión del cliente.

Para reducir la carga de tiempo del personal y reducir los pagos perdidos, busque una plataforma de facturación que ofrezca una lógica de facturación consolidada. Al conectarse con un sistema de pedidos, la lógica de facturación estándar creará una factura por pedido o transacción. La lógica de facturación consolidada le permitirá establecer un período de tiempo específico, digamos 30 días, y reunir todas las órdenes o transacciones durante ese período de 30 días en una sola factura. Después de que finaliza ese período de 30 días, el proceso comienza de nuevo.

Con la facturación consolidada, espere poder establecer el plazo por cliente, ya que cada cliente puede tener un ciclo de facturación diferente. Y verifique que la plataforma de facturación obtenga todos los detalles relevantes para cada pedido: una descripción de lo que se compró, la cantidad, el precio por artículo y cualquier otro detalle relevante. No desea cambiar un problema (demasiadas facturas) por otro (no hay suficiente información).

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