Despertando a los Negocios

3 ventajas de la asignación de procesos para la efectividad de los empleados

Lograr que los empleados trabajen de manera más efectiva es un desafío constante. Ya sea que los miembros de su personal formen parte de una vasta agencia gubernamental o trabajen en un entorno corporativo grande, encontrar formas de mejorar la eficiencia a menudo parece … confuso.

Aunque el Empleado A podría trabajar más rápido, ella siempre está esperando al Supervisor B, pero él tiene que obtener la aprobación del Departamento C, y así sucesivamente. Situaciones como estas a menudo te hacen preguntarte cómo podrías mejorar la efectividad de los empleados sin comenzar desde cero.

La clave es dar un paso atrás y mirar la imagen más grande. Lo haces a través del mapeo de procesos.

El mapeo de procesos comienza reuniendo a todos los involucrados en el proceso (desde gerentes de alto nivel hasta personal de primera línea) y definiendo cada paso en la ejecución de ese proceso. Un mapa de proceso luego toma esos pasos, implementa cualquier mejora y diagramas todo visualmente.

Si bien el mapeo de procesos ayuda con cualquier cantidad de otras funciones, como el cumplimiento, la asignación de recursos y la mejora de la agencia o del proceso comercial, el ejercicio también mejora la efectividad de los empleados. Así es cómo:

1. Participación y moral

Involucrar a cada miembro relevante del personal en el ejercicio de mapeo de procesos capacita a los empleados de una manera que nunca antes se habían sentido. Es una característica humana única: las personas experimentan una mejor camaradería cuando están físicamente presentes.

La comunicación virtual no puede igualar la inmediatez de la presencia humana física, por lo que una reunión en persona es más efectiva. Además, durante el ejercicio de mapeo de procesos, los miembros del equipo colaboran más fácilmente y no sienten que están enfrentando el problema solos.

También mejora la moral al demostrar que este proceso frustrante y complejo se está manejando y que cada empleado tiene una parte en la solución. Además, cuando se reúne físicamente, recibe comentarios inmediatos, comunicando a los empleados que, de hecho, se les está escuchando.

2. Comunicación general

El modelado deselección de personal o negocio también crea empatía organizacional entre los empleados al mostrarles el panorama general. En el ejercicio de mapeo de procesos, entienden la confusión y la irritación de los demás miembros del personal, preparándolos para colaborar en una solución que mejore a todos los involucrados.

Con una comprensión visual de todo el proceso, los empleados también se dan cuenta de cómo su trabajo afecta a otros en el futuro. Una vez que el Asociado B comprende que sus hábitos de trabajo disminuyen la velocidad de todos los demás, tiene el poder de cambiar esos hábitos porque comprende el panorama general. Su mapa de proceso no solo debe diagramar el proceso actual, sino que también debe identificar problemas en el proceso y mejorarlos con un mapa nuevo y futuro. Este mapa de proceso mejorado permite a los empleados individuales ejecutar una visión compartida, otorgando a cada empleado la propiedad específica de nuevas mejoras.

3. Difusión de mejores prácticas

En cualquier organización grande, ya sea gubernamental o empresarial, las variaciones en las prácticas se acumulan constantemente. La producción hace el trabajo A diferente a la ingeniería, que difiere de las comunicaciones, y así sucesivamente. En el mejor de los casos, sus procesos varían; en el peor de los casos, están infinitamente enredados.

Pero, la visualización de datos llama la atención sobre estas variaciones, permitiéndole podar lo ineficiente y propagar lo más efectivo. Después de completar su primer mapa, señale quién en su equipo está ejecutando tareas excepcionalmente bien. Con todos los presentes, y un mapa de proceso pictórico en la mano, la gran idea de una persona se convierte en la mejor práctica de toda la organización.

Cuanto más a menudo reúna a su equipo para el mapeo de procesos, más a menudo aprenderán estas soluciones creativas y eficientes el uno del otro. En lugar de delegar las mejores prácticas que pueden o no funcionar, los empleados aprenden de sus compañeros y solo implementan hábitos efectivos que ya han demostrado tener éxito.

Mejorar la efectividad de los empleados en su agencia o negocio no tiene que ser una batalla contra flujos de trabajo confusos y procesos deficientes. En su lugar, ejecute un ejercicio de mapeo de procesos con los miembros de su personal para identificar cuellos de botella y resaltar las mejores prácticas. Después de que se diagrama el diagrama de su proceso, su equipo comprende la imagen más amplia de las funciones centrales de su organización y trabajan de manera más efectiva para que esos procesos sucedan.